Karta procesu
Karta procesu je dokument, ve kterém zachytíte jeden konkrétní administrativní proces — jak probíhá dnes, jak by měl probíhat po změně a co k tomu potřebujete. V oblasti administrativy nahrazuje standardní nástroje změny, tedy rámec změny, mapu aktérů a plán změny.
Nevyplňujte ji najednou. Hlavičku a stávající proces zapíšete ve fázi analýzy, novou podobu a přehled změn ve fázi optimalizace, technologii o fázi později. Karta tak roste spolu s tím, jak procesem procházíte.
Co karta procesu obsahuje
Hlavička procesu
Hlavička vás udrží u rozumně velkého kusu práce. Bez ní se snadno pustíte do „administrativy školy“ jako celku. Nejcennější bývá pole vlastníka procesu — pokud nedokážete nikoho jmenovat, právě jste našli první problém. Obsahuje:
- název procesu,
- zapojení aktéři — role, ne nutně jména,
- vlastník procesu,
- používané nástroje a systémy,
- co procesu předchází,
- co proces spouští,
- čím proces končí.
Stávající proces
Jak to chodí dnes. Krok za krokem zapíšete, kdo co dělá, jak dlouho to trvá a jaký problém v daném kroku vzniká — čekání, přepisování, hledání, ruční práce...
Postavte ho na jednom skutečném případu, ne na obecné představě. Zeptáte-li se „jak u nás probíhají objednávky", dostanete popis toho, jak by měly probíhat. Časy v jednotlivých krocích sečtěte, dostanete výchozí číslo, se kterým budete po změně porovnávat.
Návrh nového procesu
Jedná se tentýž zápis jako u stávajícího procesu, ale v podobě, ke které chcete dojít. Vedle sebe pak máte dnešní a cílový stav a můžete porovnat, co se změní. Nový proces musí začínat i končit tam, kde ten původní.
Technologie
Čím to zařídíte. Konkrétní popis nástroje — jaké položky má formulář, kam padají data, co se má stát automaticky. Začněte tím, co škola už má a platí. Pracujete v Microsoft 365? Hledejte řešení nejdřív tam.
Co se mění
Shrnutí v osmi principech: odstranit, zjednodušit, standardizovat, digitalizovat, propojit, podpořit člověka AI, automatizovat, ponechat člověku. U každého napište jednou větou, co se v procesu děje.
Mapa aktérů
Koho se to týká. U každé role zaznamenejte postoj ke změně a to, jestli má potřebné dovednosti. Chybějící dovednost není překážka, ale úkol, na který se v průběhu zavádění procesu do praxe zaměříte.
Zdroje nutné pro zavedení
Co k tomu potřebujete. Lidi, čas, peníze a nástroje. U administrativních procesů bývá finanční položka prázdná a to je v pořádku. Zásadní je čas — nejen lídra změny a někoho, kdo rozumí školním systémům.
Kartu procesu berte jako inspiraci, ne jako předepsaný formulář. Některé školy si přidají sloupec s náklady, jiné mapu aktérů vynechají, protože se proces týká dvou lidí. Upravte si ji tak, aby vám sloužila — důležité je, že u jednoho procesu máte na jednom místě, jak funguje dnes, jak má fungovat zítra a co k tomu potřebujete.