Pilot a měření dopadu
AI akcelerátor / Administrativa ve škole / Fáze 7
Velká proměna administrativy zní lákavě, ale bezpečnější je začít v malém. Vyzkoušet nový proces na pár lidech, poctivě porovnat s výchozím stavem a teprve pak se rozhodnout, co dál.
Pilot není „nasadili jsme nástroj"
Aby bylo možné novou automatizaci vyhodnotit, je dobré mít jasno v následujících věcech:
- co přesně testujeme a jaký problém to řeší,
- co bude jinak oproti dnešku,
- kdo proces vlastní a kdo ho bude používat,
- na kom a jak dlouho testujeme,
- jak vypadá výchozí stav,
- podle čeho poznáme úspěch,
- jaká jsou rizika a které kroky musí zůstat pod kontrolou člověka,
- jaké rozhodnutí padne na konci.
Zastavení procesu může být také výsledkem, pokud zjistíte, že nepřináší to, co měl.
Náš příklad
Objednávku pomůcky přes nový formulář škola testovala jeden měsíc na pěti učitelích jednoho ročníku. Ne rovnou na celém sboru.
Co měřit
Ušetřený čas je samozřejmě důležitý, ale proces může být přínosný i jinak. Porovnejte původní a nový proces. Pomohou vám následující otázky:
- Jak dlouho proces trvá od začátku do konce?
- Jak dlouho se nic neděje, protože se čeká na dalšího člověka?
- Co se dělá ručně, kolikrát musí někdo informaci přepsat?
- Kolik lidí do procesu vstupuje?
- Kolik případů se vrací k opravě nebo doplnění?
- Vědí lidé, kde najdou správné informace?
- Je nový postup pro zaměstnance opravdu jednodušší?
- Používají lidé nový proces, nebo dál běží stará cesta?
Kdy pilot rozšířit
Pilot je vhodné rozšířit ve chvíli, kdy lidé vědí, co dělat, role jsou jasné, postup je srozumitelný, nástroj je stabilní a původní problém skutečně zmizel nebo se umenšil. Stejnou metodu můžete také použít na další administrativní problém.
Závěrem
Administrativa ze školy nezmizí. Výkazy, objednávky i směrnice tu budou dál — jde jen o to, aby kolem nich nevznikala práce navíc. Počítejte s tím, že první proces zabere více času: mapování, ověřování, hledání příčin. Druhý půjde rychleji a u třetího už tým ví, na co se ptát.
A když vás cesta dovede k závěru, že stačí zrušit jeden zbytečný krok a žádnou technologii nenasazovat, je to úspěch, ne promarněná práce.