AI akcelerátor / Administrativa ve škole / Úvod
Administrativa ve škole
Administrativa ke škole patří. Když přemýšlíme, jak ji udělat efektivnější, většina z nás si představí identifikaci rutinní činnosti a nasazení nástroje. Často se stává, že neproběhne důležitý krok, který by měl automatizaci předcházet a tím je analýza administrativních procesů jako taková. Protože automatizace nedá špatně nastavenému procesu smysl, jen ho zrychlí.
Proto v této oblasti nezačínáme automatizací jako takovou, ale právě mapováním procesů. Chceme, aby školní tým uměl sám identifikovat špatně nastavené nebo zbytečné procesy. Porozumět jim, najít cesty, jak je zjednodušit — a teprve pak rozhodnout, zda pomůže digitalizace, AI, automatizace, nebo nic z toho.
Zátěž se často skládá z drobností
Hlavní administrativní zátěž ve školách vzniká většinou z desítek malých situací:
- stejný údaj se zadává do několika systémů,
- někdo čeká na schválení,
- zaměstnanec hledá správnou verzi formuláře,
- data se kopírují ze školního systému do Excelu nebo naopak,
- každý měsíc vzniká podobný výkaz,
- informace existuje jen v hlavě jednoho člověka,
- několik lidí si vytváří vlastní verzi téhož dokumentu...
Pro oblast administrativy jsme vybrali jeden konkrétní proces, který řešili v jedné z našich pilotních škol. Je jím objednávka školních pomůcek. Proces vypadá následovně: pedagog potřebuje něco koupit, žádost je schválena, hospodářka ji zpracuje a na konci dorazí faktura.
Fáze mapování a automatizace procesů
Digitální minimum a místo pravdy
Automatizace většiny procesů stojí nejen na základní digitální gramotnosti lidí, kteří jsou do něj zapojeni, ale také na tzv. místě pravdy. Tím je myšlena strategie pro digitalizaci zdrojů (například dokumentů) a jejich ukládání na správná místa.
Identifikace příležitostí
Hledáme tzv. tření — místa, kde administrativa stojí víc času a pozornosti, než by musela. Z desítek drobných nálezů pak vybereme jeden proces, se kterým začneme.
Analýza současného stavu
Zmapujeme vybraný proces tak, jak doopravdy probíhá. Zároveň si zaznamenáme, kolik bere času a kapacity jednotlivých lidí, abychom později poznali, zda jsme byli v automatizaci úspěšní.
Optimalizace procesu
U každého problémového místa hledáme příčinu: procesní, technologickou, nebo organizační. Teprve pak navrhneme lepší podobu.
Volba technologie
Až v této fázi řešíme, jaký nástroj je vhodný pro automatizaci. Někdy stačí formulář a upozornění, jinde dává smysl AI asistent a někdy je nejlepší už nic dalšího nepřidávat.
Zavedení do praxe
Dobrý návrh sám o sobě nic nezmění. Potřebujeme vlastníka, jasné role, ukázku na konkrétním případě a termín, kdy se původní způsob práce ukončí.
Pilot a měření dopadu
Proces vyzkoušíme nejprve v malém a porovnáme s původním stavem. Na konci padne rozhodnutí: rozšířit, upravit, nebo zastavit.
Fáze nemusíte procházet striktně po sobě. Nečekejte také s mapováním na ideální stav místa pravdy. A také stačí, když digitální minimum zvládají pouze lidé zapojení do procesu, který zrovna řešíte.
Karta procesu
V oblasti administrativy nepracujeme se standardními nástroji změny (tj. rámec změny, mapu aktérů a plán změny), ale využíváme tzv. kartu procesu — jednoduchý dokument, ve kterém můžete nejen zmapovat stávající proces, ale také promyslet jeho novou podobu. Obsahuje také zjednodušenou mapu aktérů změny. A samozřejmě můžete přidat i jednoduchou SWOT analýzu.
