Analýza současného stavu
AI akcelerátor / Administrativa ve škole / Fáze 3
Když mluvíme o procesu, myslíme sled činností, které vedou od podnětu k výsledku. Porozumět tomu, jak proces skutečně probíhá, bývá výzva. Většinou nestačí pouhé rozhovory s lidmi, kteří do něj vstupují, protože část kroků dělají automaticky a ani je nezmíní.
Než začnete cokoliv kreslit, vyplňte si kartu procesu. Udrží vás v rozumných mezích — bez ní se snadno pustíte do „administrativy školy" jako celku a ztratíte se v tom.
Karta procesu
V oblasti administrativy nepracujeme se standardními nástroji změny (tj. rámec změny, mapu aktérů a plán změny), ale využíváme tzv. kartu procesu — jednoduchý dokument, ve kterém můžete nejen zmapovat stávající proces, ale také promyslet jeho novou podobu. Obsahuje také zjednodušenou mapu aktérů změny. A samozřejmě můžete přidat i jednoduchou SWOT analýzu.
Náš příklad
Objednávku pomůcky spouští okamžik, kdy vyučující zjistí, že něco potřebuje koupit. Končí tím, že materiál dostane do ruky. Do procesu vstupují učitel, zástupce, ředitel a hospodářka; pracuje se v e-mailu, Excelu a účetním systému. Podívejte se na modelovou kartu procesu.
Jak zjistit, co se doopravdy děje
Tohle je nejdůležitější krok celé fáze a zároveň ten nejčastěji odbytý. Nestačí se zeptat „jak u nás probíhá objednávka?“. Lidé popíšou, jak by to fungovat mělo, nebo vynechají kroky, které dělají automaticky.
Pracujte proto vždy s jedním konkrétním případem. Zeptejte se: vezměme objednávku, kterou jste řešili minulý týden — co se stalo od chvíle, kdy jste zjistili, že něco potřebujete, až po zaúčtování faktury? Realitu zjistíte čtyřmi způsoby, které můžete kombinovat:
- rozhovorem s člověkem, který proces skutečně dělá,
- společným průchodem jedním reálným případem,
- pozorováním při práci, kdy si k člověku sednete a necháte ho pracovat jako obvykle,
- z dokumentů, e-mailů a záznamů, které po procesu zůstávají.
Jak proces zapsat
Není třeba učit se složitou notaci. Pro první mapování stačí jedna věta na každý krok:
Kdo → co udělá → s čím → kde → co vznikne
Například: Učitel → vyplní požadavek → do formuláře → v Microsoft Forms → vznikne žádost.
U složitějších procesů bývá užitečné vizualizovat mapu do tzv. plavecké dráhy podle rolí — učitel, vedení, hospodářka, systém. Hned uvidíte, kolikrát si lidé práci předávají mezi sebou. Ukázka plavecké dráhy, která vizualizuje stávající stav procesu:
Plaveckou dráhu vám vytvoří většina AI chatovacích platforem. Stačí nahrát kartu procesu a požádat chatbota o její vygenerování. Tuto ukázku generoval Claude pomocí funkce Artifacts.
Nechte si pomoci od AI
Z přepisu rozhovoru umí AI asistent sestavit první pracovní verzi mapy. Připravili jsme pro vás hotového asistenta včetně systémového promptu a dat. V případě, že byste si chtěli vytvářet AI asistenta, ale nevíte jak na to, sdílíme také návod.
Postup je jednoduchý: vyberte jeden konkrétní případ, zachyťte rozhovorem nebo pozorováním, jak proces probíhá, vložte přepis nebo poznámky do asistenta a výsledek ověřte s člověkem, který proces dělá.
Asistent je schválně nastavený přísně. Mapuje jen současný stav a proces sám od sebe neopravuje ani nenavrhuje automatizace. Co je neefektivní — ruční přepis, čekání, duplicity — bere jako cenné pozorování.
Výstup AI asistenta není mapa vašeho procesu. Je to návrh mapy, který musíte ověřit. AI umí z rozhovoru skvěle vytáhnout strukturu, ale pokud kolega zapomněl zmínit jedno telefonické schválení, výstup to nebude obsahovat.
Změřte výchozí stav
Bez údajů o stávajícím procesu později nepoznáte, zda změna pomohla. Není třeba složitý systém měření, stačí u vybraného procesu zachytit:
- kolikrát za měsíc proběhne,
- kolik zabere aktivní práce a jak dlouho trvá od začátku do konce,
- kolikrát se data ručně přepisují,
- mezi kolika lidmi se práce předává,
- kolik případů se vrací k opravě,
- na co se nejčastěji čeká.
Co má být výsledkem
Vyplněná karta procesu, ověřená mapa současného stavu, seznam nejasností k doplnění a pár výchozích čísel. Teprve teď jste připraveni proces měnit. Než půjdete dál:
- Máme vyplněnou kartu procesu.
- Mapu jsme postavili na skutečném případu, ne na tom, jak by to mělo být.
- Ověřili jsme ji s člověkem, který proces opravdu dělá.
- Máme zapsaný alespoň hrubý výchozí stav.